PDAの使い方
宇宙旅行方面では有名な野田司令のBlogをのぞいてみたら、PDAに関連してのTo Doの問題点について考察されておられました。これはメモっておく必要があります。
「ToDo の分類」と言っても、一般的なシステム手帳や PDA の「ToDo 管理」にある「カテゴリー」にあたる「仕事上のやること」とか「プライベートにやりたいこと」等と言う分類ではない。ToDo の有効期間とか発生要因と言った性格的な分類である。
１．短期的な ToDo
まず、第一番目の ToDo の分類は、「短期的な ToDo」だ。私の場合、一日毎に「やるべきこと」を書き出して居るのが、これに当たる。自己管理を書いた本によって、「一日単位で管理」とも「一週間単位で管理」とも書かれて居る。管理の単位が一日なのか一週間なのかは個人のライフスタイルによるのだと思う。私の生活習慣の場合、「一日単位で管理」の方が合って居るようだ。管理の単位が一日だろうが一週間だろうが、これらは皆「短期的な ToDo」だ。
私の経験上、やり残した「短期的な ToDo」を、次の日もしくは次の週に「短期的な ToDo」にすることは、破綻の道につながっている。たぶん、これはやっては行けないことらしい。２．長期的な ToDo
次に、第二番目の ToDo の分類は、逆に「長期的な ToDo」である。
「長期的な ToDo」は、一日なり、一週間なりの「短期的な ToDo」の管理単位を超るモノは全て入る。具体的には、「今年中に大論文書く」とか「山登りをしたい」とか「○月△日までに×の報告書を書く」とか「今度、秋葉原に行ったら、何々の部品を買う」「ＸＸと言う本が欲しい」などがある。これらは、全て、「長期的な ToDo」ではあるが、何となく、違うように感じる。
そこで、サブ項目を作って、分類してみる。
２．１ 具体的な締め切りのある ToDo
例えば、「○月△日までに×の報告書を書く」が、これに当たる。特徴は、作業時間が、それなりに必要な事。
２．２ 具体的な締め切りの無い ToDo
例えば、「大論文書く」が、これに当たる。特徴は、作業時間が、それなりに必要な事。
２．３ 「やれたら良いな」「やりたいな」的な ToDo「山登りをしたい」が、これに当たる。特徴は、仮にやれなくても即座に問題が発生しないこと。作業時間が短期間である事が多い。
２．４ ドント・フォアゲット ToDo
文字通り、やるべきことを忘れないための ToDo。期日ははっきりしない。（期日のはっきりしたドント・フォアゲット ToDo は、スケジュールで管理される）
２．５ 「読みたい本」「行きたい場所」 ToDo
文字通り「読みたい本」「行きたい場所」「借りたいレンタルＤＶＤ」等のリスト。なぜこんなリストを作ってしまうかと言うと、もちろん、「その本が買いたい」とか「そこに旅行に行きたい」と言う当たり前の理由もある。が、実際は本を読んだり、旅行に行ったり、ＤＶＤを借りて視る時間も金も無い。急に海外出張の予定が入り、往復の飛行機の中で暇つぶしに読む本を買うために予めリストを作っておくと便利だ。同じように、急に休みが取れた場合に、旅行に行く場所や借りたいＤＶＤのリストがあると便利だからである。
２．６ 条件付き ToDo
「秋葉原に行ったら買いたいモノ」が、これに当たる。私の場合、電子工作の部品が多い。抵抗なんか一本５円とか１０円だから、抵抗だけを買いに行くなんて電車代の無駄である。だから、秋葉原に行った時についでに買うためのリストを用意してしまう。他にも「ハンズに行った時買うモノ」などがある。３．一時的な ToDo
３．１ 急に発生した ToDo
メールを見て返事しなきゃならん、とか、電話を受けて、だれかに知らせるとかだ。短期的な ToDo と似ているかもしれないが、必ずしも「短期」で処理できるとは限らない。
３．２ 他の ToDo をブレークダウンして得られる ToDo
例えば、「海外に行く」と言う ToDo から、「パスポートの確認」「航空券の購入」「ホテルの予約」なんかが発生する。
３．３ 他の作業中に発生した ToDo
何かを作っていて機能追加をしたくなるとか、不具合が発生して、その修正もしくはバグ取りをすると言った ToDo。こんなものかなあ？？
これらの ToDo 、どうやったら管理できるんだろう？
何か抜けているような気がする。
→ http://anoda.cocolog-nifty.com/mad/pda/index.html
私はTo Doを使っておりません。PDAとしてはSchedleとAdressが中心になっています。実はTo Doにもデータは入っているのですが、消すタイミングを逸してしまったため古いものだけがたまっています。時折思いついたように登録するのですが、いつ確認しても終っていないない内容だったり、終わった時点に消さなくて訳の分からなくなったものなどの山になってしまいます。そんなもの消してしまえばよいのですが、思い切りが悪くてついつい残してしまいます。
今までは自分が納期管理というものができないのが問題だと認識してきました。しかし、指摘されてみると確かにTo Doといってもいろんなランクがあり、単に重要度だけでは区別できないのですね。かといってそれぞれ別に管理すると一覧できません。難しいものです。
実は一覧性だけを考えて、やるべきことをExcelにまとめています。やってないことを上にまとめ、やり終わったことはその日付を付けて下に移すという方法です。この方法でも役には立ってますが、往々にしてリストに登録することを忘れがちです。本当はTo DoにしてOutlookでSchedleといっしょに確認してゆければと思っているのですが。
